Командировка. Сведем к минимуму налоговые риски

Мнение наших экспертовКомандировка. Сведем к минимуму налоговые риски

Командировка. Сведем к минимуму налоговые риски.

Для кого-то из бухгалтеров командировка сотрудника дело привычное, для кого-то, возможно, новое. Необходимо отметить, что непостоянство Минфина, как, впрочем, и налоговых органов, не позволяет расслабиться даже опытным бухгалтерам. Ниже мы разберем наиболее интересные из часто встречающихся в практической деятельности спорных ситуаций, с учетом позиции контролирующих органов и судебных инстанции. Итак…

Доплата до фактического заработка на время командировки.

В соответствии со статьей 167 Трудового Кодекса при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы и среднего заработка. При этом расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев. Как правило, заработная плата сотрудников в течение года повышается и, как следствие, в определенных ситуациях рассчитанная сумма среднего заработка не дотягивает до той зарплаты, которую сотрудник получил бы за тоже время труда на своем рабочем месте. В такой ситуации некоторые фирмы в трудовых или коллективных договорах устанавливают порядок, позволяющий командированным сотрудникам не терять в заработной плате, и осуществляют доплаты командированным сотрудникам до фактической заработной платы. Такие выплаты могут учитываться для целей налогообложения прибыли, но только в том случае, если указанный порядок прописан в трудовых и (или) коллективных договорах. С такой позицией на сегодняшний момент согласен и Минфин, и налоговики[1].

Если указанная норма в Вашей организации установлена в коллективном договоре, то в каждом трудовом договоре мы рекомендуем сделать на него отсылочную норму, кроме того в такой ситуации необходимо ознакомить всех сотрудников с указанным документом под расписку.

При этом в документах рекомендуем данные платежи называть именно доплатой, которая выплачивается дополнительно к среднему заработку командированного сотрудника и избегать формулировок, которые позволили бы утверждать, что при направлении сотрудника в командировку ему выплачивается вместо средней обычная заработная плата. Ведь и Минфин РФ в Письме 09.07.2007 № 03-03-06/2/121, и Федеральная служба по труду и занятости в Письме от 05.02.2007 г. № 275-6-0 указывали о неправомерности такого порядка оплаты командировки.

Отметим, что доплаты до фактического заработка облагаются ЕСН и НДФЛ на общих основаниях.

Командировка сотрудника работающего по гражданско-правовому договору.

Нередко компании необходимо направить сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору, однако при этом необходимо учитывать то, что понятие «командировка» к гражданско-правовым правоотношениям не применима. При этом поездка сотрудника осуществляется в интересах организации и, как следствие, «сотрудник» просит оплатить расходы возникшие при такой поездке. Сразу скажем, что расходы по выплате суточных в такой ситуации расходы для прибыли учитываться не могут, т.к. выплата суточных установлена Трудовым кодексом, которым не распространяется на гражданско-правовые взаимоотношения сторон. Что же касается проезда и проживания, то тут ситуация проще, эти расходы могут быть приняты при определенных условиях. Во-первых, необходимо в договоре, заключенным с физлицом, отдельно согласовать этот момент. Можно указать, например, что в случае возникновения необходимости поездки физлица в другой регион для выполнения работ (или указания услуг) заказчик (организация) после предоставления исполнителем подтверждающих документов компенсирует ему затраты на проживание и проезд. При этом рекомендуем заранее установить пределы таких возмещений, дабы потом не прошлось оплачивать завышенные расходы по перелету самолетом бизнес-классом и проживанию в «президентского» номере гостинице. При таком оформлении указанных расходов с выплаченной компенсации не удерживается НДФЛ, так как на такую сумму физическому лицу может быть предоставлен профессиональный вычет (п. 2 ст. 221 НК РФ), для этого необходимо лишь получить от исполнителя письменное заявление, к которому приложены первичные документы на произведенные расходы. При этом данные компенсации не облагаются также и единым социальным налогом[2]

Проведение отпуска в месте командировки

Бывают ситуации, когда сотрудник после завершения всех дел в командировке остается на отдых, оформляя свое отсутствие на работе как отпуск. После окончания отпуска сотрудник возвращается из командировки, составляет авансовый отчет, к которому в том числе прикладывает и обратные билеты. Каким образом учитываются затраты по оплате обратного билета? Минфин однозначно говорит о том, что такие расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли, кроме того с указанных сумм необходимо начислить и удержать НДФЛ[3]. В обоснование своей позиции это ведомство приводит следующие аргументы – командировка сотрудника закончилась, следовательно, сотрудник возвращается не из служебной командировки, а из места отдыха. К сожалению, на сегодняшний момент судебная практика по данному вопросу отсутствует, поэтому каждой организации предстоит сделать выбор – либо соглашаться с изложенной точкой зрения, либо нет, при этом во втором случае возможно Вашей компания придется формировать своим спором судебную практику по рассматриваемой проблеме. Причем, по нашему мнению, шансы у организации отстоять свою позицию в суде достаточно высоки. Приведем следующие аргументы. В соответствии с пп. 12 п. 1 статьи 264 НК РФ стоимость проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы признается командировочными расходами и соответственно учитывается в составе прочих расходов. Нормы Налогового кодекса читаются буквально[4]. Исходя из этого нельзя утверждать, что признание расходов по оплате стоимости обратного билета противоречит буквальному прочтению нормы Кодекса.

Судиться или нет – решать Вам.

Такси до аэропорта

Вопрос относительно возможности признания в налоговом учете расходов на такси является неоднозначным. Все трудности вытекают из нормы пункта 12 Инструкции 1988 года о служебных командировках[5], в которой установлен запрет на оплату проезда на такси при командировках. До недавнего времени Минфин в своих разъяснениях, указывая на вышеприведенную норму документа, запрещал признавать такие расходы в налоговом учете, но в последних своих письмах занял более лояльную позицию. На сегодняшний момент и Минфин, и налоговые органы признают возможность учета таких расходов[6], при этом каждый раз отмечая, что указанные расходы должны быть экономически обоснованными. Каким образом можно обосновать экономически расходы на такси – этот вопрос остается открытым. По нашему мнению, бесспорно обосновать такие расходы можно в следующих случаях: если отъезд в командировку производится в ночное время (когда фактически общественным транспортом доехать проблематично) или сотрудник имеет большое количество «производственного» багажа, либо перевозит какой-либо ценный груз, в остальных случаях возможны придирки со стороны контролеров. Однако, даже доказав экономическую обоснованность произведенных расходов, будьте готовы отстаивать документальное подтверждение затрат. По мнению налоговиков,[7] расходы на такси, ввиду того, что бланки строгой отчетности в такой ситуации не установлены, должны в обязательном порядке подтверждаться чеком ККТ, но, как показывает практика, в некоторых случаях получить чек от таксистов достаточно проблематично.

Если анализировать судебную практику, то суды при рассмотрении вопроса относительно учета расходов на такси поддерживают налогоплательщика[8]. Мы считаем, что организация имеет право учитывать расходы на такси, при этом для подтверждения экономической обоснованности рекомендуем составить локальный нормативный акт (например, Положение о командировках), в котором указать, кому и в каких случаях работодателем оплачивается такси.

Командировочное удостоверение и приказ… Достаточно ли одного документа?

Ответ на данный вопрос является наиболее ярким примером непостоянства Минфина. Позиция этого ведомства по данному вопросу менялась несколько раз. Так в 2005 году Минфин утверждал, что для документального подтверждения произведенных расходов достаточно лишь одного из указанных документов[9], но уже к середине 2006 года этим же ведомством высказана противоположная точка зрения[10]. Далее в октябре 2006 года Минфин вновь возвращается в первоначально высказанной позиции о том, что параллельное составление двух указанных документов нецелесообразно[11]. Необходимо отметить, что последние из имеющихся на сегодняшний момент разъяснений[12] вновь свидетельствуют об ужесточении позиции относительно документального оформления командировки.

Нужно учитывать, что судебные инстанции более лояльны в отношении вопроса документального подтверждения командировки. Суды поддерживают налогоплательщика отстаивающего свое право на признание расхода на командировку при отсутствии командировочного удостоверения[13], однако не каждый захочет судиться с налоговыми органами по такому, как правило «не денежному» вопросу. В данном случае для сведения налоговых рисков к нулю мы рекомендуем оформлять оба указанных документа.

Напоминаем Вам, что при загранкомандировке командировочное удостоверение в любом случае не оформляется.

Актуальная бухгалтерия

№6, 2008

Наталья Новикова, старший консультант BKR-Интерком-Аудит

		125124, г. Москва, 3-я ул.Ямского поля, дом 2, корпус 13, этаж 7 +7 (495) 937-34-51 info@intercom-audit.ru