Разъездной характер работ

Мнение наших экспертовРазъездной характер работ

Разъездной характер работ

Во многих организациях распространена должность торгового представителя. При этом под работой на этой должности каждая организация подразумевает выполнение целого ряда функций, к тому же совершенно различных. В связи с чем, следует внимательно отнестись к оформлению такого работника. Кроме того, предлагаем разобраться в различиях и особенностях оплаты служебных командировок и поездок.

Торговый представитель

Должность торгового представителя (или, как именовали его раньше, «коммивояжера») не предусмотрена Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.94 № 367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94». Кроме того, в личную карточку работника (форма № Т-2) вносится код должности в п. 7 «Профессия». Коды по данному пункту должны соответствовать коду, указанному в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Таким образом, приняв на работу сотрудника, на должность «Торговый представитель», полностью заполнить первичный учетный документ — лич­ную карточку работника — по унифицированной форме не удастся.

В одной организации торговый представитель участвует в работе по установлению необходимых деловых контактов между покупателями и продавцами товаров, включая техническую и другую продукцию (оборудование, сырье, полуфабрикаты и др.), а также по оказанию различных коммерческих услуг.

В другой – осуществляет ве­дение переговоров о заключении сделок купли-продажи, заключает сделки купли-продажи от своего имени или другого, представляемого им лица на основе договора, регулирующего отношения между ними. В третьей — отправляет товарно-материальные ценности в адрес предприятия или сопровождает грузы в пути следования, обеспечивает сохранность и содействует своевременной их доставке. В четвертой — осуществляет работу по закупке у населения сельскохозяйственной продукции собственного производства в соответствии с заключаемыми договорами, определяющими характер и объем поставок, а также их оплату. В пятой — объезжает торговые точки и отслеживает продажу товаров, а также порядок выкладки товара, обеспеченность товаром и другие моменты, связанные с возможностью успешной продажи товара в данной торговой точке.

В то же время в ОКПДТР описаны следующие должно которых может быть определена как торговое представительство:

• агент коммерческий;
• агент по закупкам;
• агент по снабжению;
• агент торговый;
• брокер торговый.

Предлагаем выбрать соответствующую должность для своего работника.

Командировка или разъездной характер работ

Рассмотрим понятия «служебная командировка» и «служебная поездка».

Служебная командировка

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Таким образом, для определения служебной командировки должны быть представлены следующие понятия: «работник», «распоряжение работодателя», «срок», «постоянное место работы».

1.  Работодатель может направить в командировку только   работников   организации (основных и совместителей), состоящих с ней в трудовых отношениях. Кроме того, трудовым законодательством четко определен перечень лиц, которых нельзя направлять в командировку либо при направлении которых необходимо соблюсти определенные процедуры при командировании. Категории этих лиц указаны в ст. 203, 259 и 268 ТК РФ.

2.  Обязательным условием для включения в трудовой договор в соответствии со ст. 57 ТК РФ является указание места работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном    подразделении организации, расположенном в другой местности, — места работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.

3.  По окончании срока командировки работник обязан возвратиться к основному месту работы. В соответствии с п. 4 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (применяется в части, не противоречащей ТК РФ, вступившему в силу с 01.02.2002 (ст. 423 ТК РФ)) срок командировки работников не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Исключение составляют отдельные случаи, когда Правительством РФ установлены более продолжительные сроки командировки.

Согласно ст. 167 ТК РФ, при   направлении   работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка.

Для направления работника в служебную командировку должен быть подготовлен определенный пакет документов по учету кадров, установленный Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной  документации   по   учету труда и его оплаты»: № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника  в  командировку», № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», № Т-10 «Командировочное удостоверение», № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

6. В соответствии с п. 11 Письма ЦБ РФ от 04.10.93 № 18 «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» (вместе с указанным Порядком, утв. ЦБ РФ 22.09.93 № 40) лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее - трех рабочих дней со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. 7. Статьей 168 ТК РФ предусмотрен конкретный перечень расходов, связанных со служебной командировкой, и обязанность работодателя их возместить:

• расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Служебная поездка

К сожалению, ТК РФ не дает четкого определения служебной поездки. Но исходя из определения служебной командировки можно дать следующее определение служебной поездки.

Служебная поездка — поездка работника для выполнения постоянной работы в пути или полевых условиях, или работа экспедиционного характера, или работа, связанная с разъездным характером.

В ст. 166 ТК РФ содержится указание, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

1. Характер работы обязательно должен быть указан в трудовом договоре, заключенным с сотрудником. В абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ в числе обязательных условий трудового договора названы условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы). Непосредственно в Кодексе не содержится расшифровки данных характеристик: «подвижной», «разъездной», «в пути» и т. д.

Опираясь на нормативно правовые акты, принятые в 1980-1995 гг., сформулируем определения соответствующих понятий.

Характер работы считается подвижным, если работа предполагает частые территориальные перемещения работников или оторванность работника от постоянного места жительства.

Работа считается имеющей разъездной характер, если она предполагает выполнение работниками трудовых функций на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения работодателя, или частые поездки работников в пределах населенного пункта по поручению работодателя. Данное содержание характеристики разъездной работы, сформулированное применительно к работникам строительных специальностей в Положении о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве, утвержденном Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.89 № 169/10-87, мо­жет быть применено и по отношению к работникам других отраслей.

Работа характеризуется как работа в пути, если трудовая функция работника выполняется в процессе движения транспортного средства (например, начальники (бригадиры) пассажирских поездов, проводники вагонов и др.).

2. Работодатель обязан возместить расходы, связанные со служебными поездками работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, согласно положениям ст. 168.1 ТКРФ, в том числе:

расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные  расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками указанных работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами; размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Кроме того, следует отметить, что унифицированных форм первичных документов для оформления служеб­ных поездок при разъездном характере работ или работе в пути не предусмотрено.

А в соответствии с положе­ниями п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» пер­вичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбо­мах, должны содержать сле­дующие обязательные реквизиты:

а)        наименование документа;

б)        дату составления документа;

в)        наименование организации, от имени которой составлен документ;

г)         содержание хозяйственной операции;

д)        измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е)        наименование   должностей лиц,  ответственных за совершение     хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж)        личные подписи указанных лиц.

Следовательно, организация вправе сама разработать форму первичного документа, оформляемого при направлении сотрудника, чья работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер, в служебную поездку.

4) Ограничений по привлечению сотрудников, чья работа носит разъездной характер или осуществляется в пути, связанных со служебной поездкой, действующим законодательством не установлено.

Как выгоднее учесть затраты?

Основным отличием учета затрат по служебным командировкам и по служебным поездкам при исчислении налога на прибыль и НДФЛ являются нормы для учета суточных расходов.

Так, при служебных командировках в соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ нормы суточных расходов учитываются для налога на прибыль:

а)        за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации — суточные в размере 100 руб.;

б)        за каждый день нахождения в заграничной командировке — суточные в размере согласно приложению.

Это закреплено в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль такие расходы относятся к прочим расхо­дам, связанным с производством и реализацией».

С 01.01.2008 при оплате работодателем работнику командировочных расходов в доход работника, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством в пределах, установленных абз. 10 п. 3 ст. 217 НКРФ:

• не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
• не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

При этом сумма суточных, превышающая указанные размеры , будет являться объектом налогообложения по НДФЛ.

Для служебных поездок работников, имеющих разъездной характер работ, нормы суточных не установлены.

Минфин России в своих письмах указал, что возмещение расходов работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, относится к компенсационным выплатам, которые включаются в состав расходов на оплату труда, учитываемых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль (ст. 255 НК РФ), но не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 НКРФ).

Затраты на такие поездки нужно включать не в командировочные расходы, а в рас­ходы на оплату труда по налогу на прибыль (ст. 168.1 ТК РФ, п. 3 ст. 255 НК РФ). При этом организация вправе самостоятельно установить размер и порядок возмещения таких затрат {Письма Минфина России от 04.06.2008 № 03-03-06/1/344, от 07.05.2008 № 03-03-06/1/302, Письма Минфина России от 25.10.2007 № 03-03-06/1/735, от 19.04.2007 № 03-03-06/1/250).

Данной позиции придерживаются и контролирующие органы (Письмо УФНС России по г. Москве от 18.12.2007 № 19-11/120975).

Как сказано в ст. 168.1 ТК РФ, работодатель возмещает работнику расходы, связанные со служебными поездками. В таком случае сумма возмещения признается компенсационной выплатой (ч. 2 ст. 164 ТК РФ) и не облагается ЕСН (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 238 НКРФ).

Данная позиция указана в Письмах Минфина России от 14.02.2008 № 03-04-06-02/10, от 03.10.2007 № 03-04-06-02/196, от 27.08.2008 №03-03-06/3/14, от 24.04.2007 № 03-04-06-01/129, УФНС России по г. Москве от 17.10.2007№21-11/099218@, Постановлении ФАС Московского округа от 27.05.2008 № КА-А40/4343-08. При этом контролирующие органы подчеркивают, что в коллективном (трудовом) договоре, соглашении, локальных нормативных актах должно быть закреплено, что рабо­та физических лиц по соответствующей должности носит разъездной характер.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, не облагаются НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством (в пределах норм) и связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Если в коллективном договоре, локальном акте или трудовом договоре установлено, что работа лица носит разъездной характер, выплаты на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками этих лиц, НДФЛ не облагаются. В остальных случаях подобные выплаты облагаются НДФЛ (Письмо Минфина России от 29.08.2006 №03-05-01-04/252).

На основании вышеизложенного (если характер работы сотрудника можно классифицировать как разъездной или в пути) для целей налогообложения налогом на прибыль и НДФЛ удобнее установить в локальном нормативном акте нормы суточных и учитывать их как компенсационные расходы в полном объеме.

Надбавка или компенсация?

Рассмотрим вопрос о правомерности выплаты работнику надбавок к заработной пла­те вместо компенсационных выплат при разъездном характере работ.

В соответствии со ст. 164 ТК РФ, определяющей понятие гарантий и компенсаций, ком­пенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных настоящим Кодексом и другими федеральными законами.

А ст. 168.1 ТК РФ устанавливает порядок возмещения работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых усло виях или участвующим в работах экспедиционного характера, расходов, связанных со служебными поездками, работодателем, т. е. порядок возмещения затрат, понесенных работником.

Иными словами, трудовым законодательством предусмотрена компенсация затрат работодателем работникам по служебным поездкам, осуществленным во исполнение своих трудовых обязанностей.

Речи о надбавке в главе 24 ТК РФ, посвященной только гарантиям при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки и т. д., раздела 7 ТК РФ «Гарантии и компенсации» не ведется.

- Таким образом, говорить о правомерности установления надбавки к заработной плате вместо компенсационных выплат при разъездном характере работ нельзя.

Следовательно, данная надбавка, если она будет установлена на предприятии, не признается законодательно установленной компенсационной выплатой и полностью облагается ЕСН и НДФЛ.

Данное мнение подтверждают также следующие письма Минфина России:

• в Письме Минфина России от 03.10.2007 № 03-04-06-02/196 говорится о том, что надбавки к зарплате, установленные коллективным или трудовыми договорами вместо суточных, не могут рассматриваться в качестве компенсаций. Они повышают оплату труда работников, работа которых носит подвижной и разъездной характер. Соответственно, подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ на такие доплаты не распространяется, и они подлежат обложению ЕСН в общеустановленном порядке. Это же указано в Письме УФНС России по г Москве от 17.10.2007 № 21 -11/099218@;
• в Письме Минфина России от 03.10.2007 № 03-04-06-02/196 указано, что надбавки за подвижной и разъездной характер работ, которые устанавливаются коллективным или трудовым договором, не могут рассматриваться в качестве компенсаций, предусмотренных ст. 164ТК РФ. Поэтому указанные выплаты облагаются НДФЛ.

Порядок оформления

Исходя из норм трудового законодательства можно порекомендовать следующий по­рядок оформления служебных поездок при разъездном характере работ сотрудников.

При этом необходимо учесть следующие аспекты.

Во-первых, разъездной характер работ сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, должен быть установлен трудовым договором. Обязанность работодателя включить в трудовой договор условие о разъездном характере работы следует из ст. 57 ТК РФ.

Во-вторых, как указано в ст. 41 ТК РФ, в коллективный договор могут включаться обязательства работодателя по вопросам гарантий и компенсаций, в том числе при направлении сотрудников в служебные поездки.

При этом размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Таким образом, документальное оформление расходов при разъездном характере работ может быть отражено в до­кументообороте организации следующим образом:

Трудовые споры,
№11, 2008

Елена Пеняева, ведущий консультант Интерком-Аудит

		125124, г. Москва, 3-я ул.Ямского поля, дом 2, корпус 13, этаж 7 +7 (495) 937-34-51 info@intercom-audit.ru